J’ai récemment repris un projet avec des workflows et des scénarios très structurés : multi-branches, interconnectés, parfois difficiles à lire au premier coup d’œil.
Rien d’anormal en soi. Bien au contraire.
Dans la majorité des cas, cette complexité est simplement le reflet fidèle de la réalité du business. Un business réel implique forcément des situations spécifiques, des exceptions, des règles métier qui s’empilent au fil du temps.
Pourtant, la réaction est souvent la même : « C’est une usine à gaz, il faut tout simplifier. »
La question mérite d’être posée : faut-il vraiment simplifier les scénarios d’automatisation ?
Simplifier ne veut pas dire supprimer la complexité
Beaucoup d’entreprises cherchent à simplifier leurs automatisations en réduisant :
- le nombre d’étapes
- le nombre de règles
- le nombre de conditions
L’intention est saine. Mais la simplification devient problématique lorsqu’elle consiste à supprimer des règles sans comprendre pourquoi elles existent.
La complexité n’est pas le véritable problème.
Le vrai problème apparaît lorsque personne ne sait plus expliquer :
- ce qui déclenche un scénario
- pourquoi une condition existe
- à quoi sert une automatisation précise
À ce moment-là, la complexité devient invisible… et donc dangereuse.
Ce que l’on observe souvent sur le terrain
Dans les projets d’automatisation mal structurés, on retrouve régulièrement les mêmes symptômes :
- des statuts ambigus, difficiles à interpréter
- des scénarios qui se déclenchent entre eux ou se superposent
- des actions automatiques sans responsable clairement identifié
Ces éléments ne sont pas forcément le signe d’un mauvais travail initial. Ils sont souvent la conséquence d’un système qui a évolué sans réelle cartographie globale.
Les conséquences d’une complexité non maîtrisée
Lorsque la logique n’est plus lisible, les effets se font rapidement sentir :
- des indicateurs moins fiables
- des équipes moins alignées sur les actions à mener
- des décisions prises avec une visibilité partielle
- une augmentation du risque d’erreurs opérationnelles
Le système continue de fonctionner, mais il devient de plus en plus difficile à piloter.
La bonne approche : structurer avant de simplifier
La solution n’est pas de simplifier à tout prix.
La bonne approche consiste à agir sur trois niveaux distincts :
- Simplifier l’expérience utilisateur
Ce que voit le prospect, le client ou l’équipe doit rester fluide et compréhensible. - Structurer la logique interne
Chaque règle, chaque condition, chaque automatisation doit avoir une raison d’être claire. - Cartographier les scénarios
Visualiser l’ensemble des parcours permet de comprendre les dépendances, les exceptions et les points de friction.
Un scénario complexe peut être parfaitement fiable
Un scénario peut contenir de nombreuses règles, branches et exceptions tout en restant robuste.
À une seule condition : qu’il soit lisible.
Lisible pour :
- l’équipe qui l’utilise au quotidien
- les nouveaux arrivants
- toute personne amenée à le faire évoluer
La lisibilité n’est pas un luxe. C’est une condition essentielle pour garantir la fiabilité dans le temps.
Cartographier pour maîtriser, pas pour compliquer
Cartographier un système d’automatisation n’a pas pour objectif d’ajouter de la complexité.
C’est au contraire un moyen de :
- rendre visibles les règles existantes
- comprendre les interactions entre scénarios
- identifier ce qui peut réellement être simplifié
Avant d’automatiser davantage, il est souvent nécessaire de prendre du recul et de poser une vue d’ensemble.
En conclusion
Un bon scénario n’est pas celui avec le moins d’étapes.
C’est celui que toute l’équipe comprend, peut expliquer et faire évoluer sereinement.
La vraie question n’est donc pas : « Faut-il simplifier ? »
Mais plutôt : « Est-ce que notre système est suffisamment structuré pour être maîtrisé ? »
Et vous, comment gérez-vous la complexité de vos automatisations ?
